Factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos: plazos, requisitos y sanciones
La Orden HAC/1028/2026 activa la cuenta atrás: las empresas con más de 8 millones de facturación tendrán que facturar electrónicamente en octubre de 2027 y el resto de empresas y autónomos, en octubre de 2028
El 5 de octubre de 2026 el Boletín Oficial del Estado publicó la Orden HAC/1028/2026, que regula el funcionamiento técnico de la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria. Con su entrada en vigor, el 6 de octubre de 2026, empieza a correr oficialmente el plazo para que la factura electrónica obligatoria entre empresas (B2B) deje de ser un proyecto y se convierta en una obligación legal.
Es uno de los cambios más profundos en la forma de facturar que se han producido en España en las últimas décadas: afecta a sociedades, pymes y autónomos, y obligará a revisar programas de facturación, contratos con clientes y proveedores y procesos internos de cobro. A continuación explicamos qué dice la normativa, qué plazos hay que cumplir y qué consecuencias tiene no adaptarse a tiempo.
Qué normativa regula la factura electrónica obligatoria
La obligación de facturar electrónicamente en las operaciones entre empresarios y profesionales se apoya en tres normas que conviene distinguir:
Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece): modificó el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, para establecer que todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.
Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo: es el reglamento que desarrolla la obligación (formatos, plataformas, estados de la factura, exclusiones y calendario).
Orden HAC/1028/2026: concreta los aspectos técnicos y funcionales de la solución pública de la Agencia Tributaria. Su entrada en vigor es la que marca el inicio del cómputo de los plazos.
Uno de los objetivos declarados de esta reforma es luchar contra la morosidad comercial: al obligar a informar de cuándo se paga cada factura, la Administración podrá conocer con precisión si las empresas respetan los plazos legales de pago.
Plazos: cuándo será obligatoria la factura electrónica
El calendario depende del volumen de operaciones del ejercicio anterior, calculado conforme al artículo 121 de la Ley del IVA:
Empresas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: obligación a partir del 6 de octubre de 2027 (un año desde la entrada en vigor de la Orden).
Resto de empresarios y profesionales, incluidos pymes y autónomos: obligación a partir del 6 de octubre de 2028 (dos años desde la entrada en vigor de la Orden).
Comunicación de los estados de la factura para quienes facturan menos de 8 millones: se escalona hasta octubre de 2029.
Además, la solución pública de la Agencia Tributaria deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de obligatoriedad, previsiblemente durante el verano de 2027.
A quién afecta y qué operaciones quedan fuera
La obligación se aplica a las operaciones entre empresarios y profesionales establecidos en España, sean personas físicas (autónomos) o jurídicas (sociedades). No afecta a las ventas a consumidores finales (B2C), que siguen rigiéndose por las normas generales de facturación.
El Real Decreto 238/2026 excluye, entre otras, las siguientes operaciones:
Las facturas simplificadas (los antiguos tiques), salvo las cualificadas en las que se identifica al destinatario.
Determinadas operaciones de sectores específicos, como las realizadas en el mercado eléctrico, en el mercado organizado de gas o las liquidadas a través de la plataforma IATA.
Requisitos técnicos de la factura electrónica B2B
Formatos admitidos
Una factura electrónica no es un PDF enviado por correo electrónico. Debe expedirse en un formato estructurado que permita su lectura automática y que cumpla el modelo semántico europeo EN 16931. Se admiten los formatos UBL, CII, EDIFACT y Facturae.
Durante un periodo transitorio de 12 meses, las empresas de más de 8 millones de euros podrán acompañar la factura electrónica de una versión en PDF para facilitar la adaptación de sus clientes.
Solución pública y plataformas privadas
Las empresas podrán optar entre dos vías:
Solución pública de la Agencia Tributaria: gratuita y accesible con certificado electrónico o Cl@ve. Permite emitir, recibir y consultar facturas y funciona como repositorio de todas las facturas electrónicas.
Plataformas privadas de facturación: deberán garantizar la interoperabilidad entre ellas, contar con certificación de seguridad ISO/IEC 27001 y remitir de forma simultánea una copia fiel de cada factura, en formato UBL, a la solución pública.
Estados de la factura: aceptación, rechazo y pago
Es probablemente la novedad con mayor impacto práctico. El destinatario de la factura deberá comunicar electrónicamente, en un plazo de cuatro días hábiles:
La aceptación o el rechazo comercial de la factura.
El pago efectivo completo y la fecha en que se produce.
No será necesario comunicar el pago cuando la propia factura recoja una fecha de pago anterior o coincidente con la de expedición. De forma voluntaria se podrán informar también pagos parciales o la cesión de la factura a un tercero, por ejemplo en operaciones de factoring.
Sanciones por no emitir factura electrónica
El artículo 2 bis de la Ley 56/2007 prevé una sanción de apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros para quienes incumplan la obligación de expedir, remitir o recibir facturas electrónicas. La competencia sancionadora no corresponde a la Agencia Tributaria, sino a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.
Esta sanción solo podrá aplicarse cuando la obligación sea exigible a cada empresa, es decir, a partir de octubre de 2027 o de octubre de 2028 según el caso. Pero el riesgo no es solo sancionador: un cliente obligado podrá rechazar facturas que no cumplan el formato, lo que en la práctica puede retrasar cobros y generar conflictos comerciales.
Factura electrónica y Verifactu: no son lo mismo
Es frecuente confundir ambas obligaciones, pero son normas distintas con calendarios propios:
Verifactu (Reglamento de sistemas informáticos de facturación) regula cómo deben ser los programas de facturación para garantizar que los registros no se manipulan. Tras el aplazamiento aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025, su entrada en vigor estaba prevista para el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y demás contribuyentes. Sin embargo, el 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un nuevo aplazamiento hasta octubre de 2028, para hacerlo coincidir con la factura electrónica obligatoria. Este nuevo calendario aún debe aprobarse formalmente mediante la correspondiente modificación normativa.
La factura electrónica B2B regula cómo se envían y reciben las facturas entre empresas y cómo se informa de su pago, con los plazos de 2027 y 2028 indicados.
El objetivo del nuevo aplazamiento es que empresas y autónomos no tengan que asumir dos adaptaciones seguidas. Aun así, ambas obligaciones convergerán en el tiempo, por lo que conviene planificar la adaptación de forma conjunta y seguir de cerca la publicación de la norma que fije definitivamente las fechas de Verifactu.
Qué deben hacer ahora empresas y autónomos
Aunque los plazos parezcan lejanos, la adaptación exige tiempo. Estas son las acciones recomendables:
Calcular el volumen de operaciones para saber si la obligación llega en 2027 o en 2028.
Revisar el software de facturación y confirmar con el proveedor que será compatible con Verifactu y con los formatos de factura electrónica.
Decidir entre la solución pública o una plataforma privada, teniendo en cuenta el volumen de facturas y la integración con la contabilidad.
Revisar contratos con clientes y proveedores: cláusulas sobre forma de facturación, plazos de pago y aceptación de facturas.
Organizar el circuito interno de pagos para poder comunicar aceptaciones, rechazos y pagos en el plazo de cuatro días hábiles.
Revisar los plazos de pago: la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un máximo general de 60 días entre empresas, y el nuevo sistema hará visibles los incumplimientos.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria
¿Un autónomo tendrá que emitir factura electrónica?
Sí. Todos los autónomos que facturen a otras empresas o profesionales estarán obligados a partir del 6 de octubre de 2028, salvo que superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones, en cuyo caso la fecha se adelanta a octubre de 2027.
¿Enviar una factura en PDF por correo electrónico es suficiente?
No. Un PDF no es una factura electrónica a estos efectos. Será necesario utilizar un formato estructurado (UBL, CII, EDIFACT o Facturae) y remitirlo a través de la solución pública o de una plataforma privada.
¿Afecta a las facturas a particulares?
No. La obligación se limita a las operaciones entre empresarios y profesionales. Las facturas a consumidores finales no están incluidas, aunque sí deberán cumplir con Verifactu.
¿Qué pasa si un cliente no comunica el pago de mi factura?
El receptor está obligado a informar del pago en cuatro días hábiles. Su incumplimiento puede ser sancionado y, además, la información del sistema podrá servir como prueba en reclamaciones de deudas comerciales e intereses de demora.
Conclusión
La publicación de la Orden HAC/1028/2026 convierte la factura electrónica obligatoria en una realidad con fecha: octubre de 2027 para las grandes empresas y octubre de 2028 para pymes y autónomos. Adaptarse con antelación permite evitar sanciones, conflictos con clientes y retrasos en el cobro, y aprovechar las nuevas herramientas para reclamar con más eficacia las facturas impagadas. Si tienes dudas sobre cómo afecta esta obligación a tu negocio o sobre la revisión de tus contratos comerciales, contar con asesoramiento jurídico especializado puede ahorrarte problemas en el futuro.
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